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日志

 
 

科研人员 当起会计 没空科研  

2015-12-29 09:22:31|  分类: 引用 |  标签: |举报 |字号 订阅

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填写年度总结和结题报告,小课题需花一个月,大的项目恐怕要耗费两个月

  年底本是研究成果收官、科学家高兴的时候,某国立研究院的周明研究员却在为“填表”发愁。“我主持多个国家研究课题,需要向相关部门提交至少3份项目执行报告。小课题需花费一个月来填写,大的项目恐怕要耗费两个月。”

  周明所填的“表”,是指科研项目的年度总结或结题报告。以时长5年的科研项目为例,除了申请课题时需提交大量表格,获批实施后的第一、二、三、四年底,都要提交年度总结。等到第五年项目验收时,再提交结题报告。他告诉记者,一份完整的报告约40—50页,承担的项目越多,需要提交的表格就越多,而且都集中在年底,真有点不堪重负。

  除了自己主持的项目,周明还要填写参与其他主持人名下项目的总结。此外,他还要填写科技部各个下属事业单位发来的“成果调查统计表”——他们要用来调查科技成果的投资效益和作统计分析。“这种表格特别多,内容与项目总结通常重叠,但格式很不一样,每次都得重填一遍。”

  “填表”并非只是简单地动动笔或敲敲键盘,首先要准备详实具体的资料。“如果项目涉及多个单位,还要提前告知对方整理、上报数据。他们通常要花几周时间准备,这期间我要反复催促、耐心等待。”

  数据齐备后,周明开始一项项填。据他介绍,总结报告要求填写项目执行期间发表过的所有论文,不能只填数目和名称,要把论文的完整电子版扫描上去。有的电子表格不允许直接复制文档的内容,需要填表人点击下拉菜单选项,一个字一个字地输入。

  除了填写表格,周明团队还要在年终汇报会上用幻灯片的形式,向评委们汇报科研进展和成果。“评委们要求很高,制作幻灯片要动很多脑筋,花很多心思。”周明无奈地说,“年终汇报会的筹备工作也由项目组承担,预订会议室、准备茶水……年底项目组都在‘办会’,很难有心思搞科研。”

  据周明大致估算,填写年度总结和结题报告在一年当中大约要占近20%的工作时间——这还不包括年初的项目申请。“填写项目申请表占的时间比年度总结还要多一些。一般而言,越能干的科研人员课题越多,填表就越多,真正做科研的时间反而少了。”

  在高校教学、科研一肩挑的科研人员,到年底填的表就更多了。南方某高校的年轻教授林风告诉记者,除了项目总结报告、年度工作考核,还有一堆与教学相关的表格。“教学日历、学期成绩、试卷分析……要填的表格五花八门,让人大费周章。青年教师如果想评奖、评职称,要填的表格就更多了。”

  为了报销科研经费,科研人员要精打细算,三天两头看财务报表,快变成专业会计了

  潘玲是一位环境学专家,让她特别为难的,是与项目经费相关的财务报表。

  “除了申请时要开动脑筋填写经费预算,项目结题时还要提交财务报告。要算清项目几年的花费,需要把各个参与单位的票据和账务集中起来,分门别类地加以整理,汇总后请科技部认可的审计公司出具审计报告。整理准备各项财务支出清单大概需要3个月,因为根据规定,每一笔钱都要有相应票据说明用项——光整理各个参与单位的账目就要两周时间。”

  更让潘玲备感挠头的,是她对财务报表“不会填”和“不敢填”。

  说到“不会填”,潘玲说自己很长一段时间分不清“差旅费”和“交通费”到底有啥区别,曾因为填错账目类别,多次被财务处“打回来”返工。“‘不敢填’,是因为每笔钱都要跟申请项目时的预算明细对号入座,如果对不上,就容易‘犯错误’。我最近每天都要看财务报表,简直成专业会计了!”她苦笑着说。

  据潘玲介绍,由于从2006年开始加强了财务审计,研究项目的财务类表格增加了很多,而且要求项目开销全部“按预算完成”,有的项目甚至不允许超支一分钱。为此,负责项目的科研人员需要三天两头看报表,生怕花错、花超了。

  潘玲告诉记者,她的一位同事在申报项目时本已做好差旅费预算,但到出差的时候科研任务有变化,更改了行程,导致实际花销和预算不一致,结果大费周折。“更让人哭笑不得的是,前几年没有高铁、火车票便宜,现在有了高铁,票价比以前贵,差旅费就很容易超标。但差旅预算是几年前填的,不能更改,要更改的话就得打报告请示领导,一来一去又浪费了很多时间。”

  “如果预算做得精确还好,如果不够精确,出了问题就属于‘乱做预算’。比如实验材料费预算20万元,结题时如果才花了15万元,那你就有‘套用国家经费’的嫌疑”,据潘玲透露,有一些科研人员被迫在账目上作假,真的是为了结题时过财务报销关。“科学研究存在许多不确定性,计划没有变化快是常有的事。有结余,批评你多做预算;没结余,怀疑你滥用经费——这让人心里憋屈。”

  “连买根试管都要填一堆单子!”据周明介绍,国内的科研人员采购实验用品,如果金额高,就需跟公司签合同,开出清单后,去财务拿支票;拿支票要写申请;借款要开发票,报销完了还要平账——每个环节都很啰嗦。“更麻烦的是,每个环节都需要各级领导签字,领导不在就要干等着,无形中又增加了时间成本。”

  建议取消一些无意义的报表,完善相关设计,建立信息公共平台,减少重复劳动

  科研人员费心费力填了这么多表格,到底有多少用处?

  “填表的初衷可能是好的,有些表格也确有必要。”周明说,比如财务报表,管理部门把它作为一种管理手段,通过查看报表了解项目的进展,检查监督经费的使用情况,希望能借此防止学术造假、杜绝贪污腐败。“但有些表格纯粹是走形式,甚至是管理者为了显示自己的存在。”

  “我国的研究员、副研究员和教授、副教授加起来有数百万,每年总共要填多少表啊?管理者看得过来吗?”林风说,“我觉得交上去的表格基本没人看。每个项目总结都摞得跟小山一样高,管理者哪里看得过来?”

  受访者建议,取消一些无意义的报表。高校院所和上级管理部门应认真听取科学家的意见,真正尊重科研规律,本着为科学家服务的理念,尽量减少科学家填表的时间。“就说旨在检查科研进展的项目年度考核吧,这种考核并不符合科学研究的实际情况。”林风说,科学研究不是按照计划的线路去旅行、今年到哪儿明年到哪儿,而是对未知世界的探索,研究者自己都不知道哪条路走得通、何时能到终点。“在这种情况下要求研究者填写所谓的年度进展,不是很滑稽吗?”

  科学设计表格。“对于一些必填的表格,完全可以设计得更科学、更合理。”潘玲说,比如申请项目时的财务预算,应当根据科研活动的规律和不同领域的具体特点,设计得更灵活一些。“科研的最大特点是不确定性,对于未来几年的科研进展和具体花费,科学家哪能预测得分毫不差?相关部门在安排项目预算时,可以根据以往的经验,设定一个大致的比例,比如差旅费、交通费、仪器费大致各占多大比例,实际研究中只要不超出这个比例就行了。如果规定得太死太细,就会阻碍科研活动的正常进展,甚至会逼着科学家为报销做假账。”

  利用科技手段建立信息公共平台,减少重复劳动。林风建议,科学研究几乎涉及每一个政府部门,目前科研经费又是多头管理,多数科研人员需要向不同的部门申请经费,而每次申请都需要重复填写个人的科研基本情况、发表论文情况等。“如果搭建一个全国性的信息平台,把科研人员的基本情况都录入进去,他们申报课题时的基本信息可以自动生成或自动调取,就会节省很多时间。”他同时建议,目前实行的科技报告制度,可以参照项目结题报告,而不是像现在这样单搞一套制式,让科研人员劳神费力地重复填写。

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